Administrar proyectos es fundamental para asegurar que un proyecto se desarrolla conforme a lo planeado y estar preparados para afrontar los riesgos que se presenten durante su ejecución.
Si bien la administración de proyectos es un conjuntos de recomendaciones y herramientas estándar para la mayoría de proyectos, en la mayoría de los casos deberá complementarse con técnicas o estándares propios del área tecnológica o de conocimiento en el que se desarrolla el proyecto.
A continuación se presenta una breve reseña de la administración de proyectos desde el punto de vista del PMI.
Un poco de historia
La administración de proyectos es una actividad que preocupado desde hace algún tiempo.
- 1969. Se funda el Project Managemente Institute (PMI) bajo la premisa de que había muchas prácticas de gestión que eran comunes a proyectos de áreas de aplicación tan diversas como la de construcción y los fármacos.
- 1981. El Comité de Directores de PMI aprobó un proyecto para desarrollar los procedimientos y conceptos necesarios para respaldar la profesión de la dirección de proyectos. La propuesta del proyecto sugería tres áreas de atención:
- Las características distintivas de un profesional en ejercicio (ética)
- El contenido y estructura de los fundamentos de la profesión (normas)
- Reconocimiento de logros profesionales (acreditación).
Características de los proyectos
- Temporal. Significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado
- Productos, servicios o resultados únicos. Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados.
- Elaboración gradual. Significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables.
¿Qué es la dirección de proyectos?
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control, y cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. La dirección de un proyecto incluye:
- Identificar los requisitos
- Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar
- Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
- Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.
Áreas de conocimiento
Las áreas de conocimiento en las que se divide la administración de proyectos son:
- Gestión de la Integración del Proyecto
- Gestión del Alcance del Proyecto
- Gestión del Tiempo del Proyecto
- Gestión de los Costes del Proyecto
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto
- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
Áreas de experiencia
Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de dirección del proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades correspondientes a, por lo menos, cinco áreas de experiencia:
Stakeholders (interesados del proyecto)
Para el éxito de todo proyecto es importante mantener informados a los interesados sobre el avance del proyecto.
El proyecto debe satisfacer las necesidades o intereses de los stakeholders. Si el proyecto es apoyado por los stakeholders aseguraremos su apoyo en el desarrollo del mismo.
Ejemplos de los stakeholders son:
- Director del proyecto
- Cliente/usuario
- Organización ejecutante
- Miembros del equipo del proyecto
- Equipo de dirección del proyecto
- Patrocinador
- Influyentes
- Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)
Proceso de dirección de proyectos
La dirección de proyectos se encuentra inspirada en el ciclo de mejora continua de Deming (planificar/hacer/revisar/actuar).
Las actividades y prácticas se han agrupado en cuatro procesos iterativos principales llamados “Procesos de seguimiento y control”. Estos son:
- Procesos de iniciación
- Procesos de planificación
- Procesos de ejecución
- Procesos de cierre
El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) contiene 44 procesos de dirección de proyectos agrupados en cinco Grupos de Procesos de Dirección de Proyectos y nueve Áreas de Conocimiento de la Dirección de Proyectos. Estos son:
- Gestión de la Integración del Proyecto :
Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
Control Integrado de Cambios
Cerrar Proyecto - Gestión del Alcance del Proyecto :
Planificación del Alcance
Definición del Alcance
Crear EDT
Verificación del Alcance
Control del Alcance - Gestión del Tiempo del Proyecto :
Definición de las Actividades
Establecimiento de la Secuencia de las Actividades
Estimación de Recursos de las Actividades
Estimación de la Duración de las Actividades
Desarrollo del Cronograma
Control del cronograma - Gestión de los Costes del Proyecto :
Estimación de Costes
Preparación del Presupuesto de Costes
Control de Costes - Gestión de la Calidad del Proyecto :
Planificación de Calidad
Realizar Aseguramiento de Calidad
Realizar Control de Calidad - Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto :
Planificación de los Recursos Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Gestionar el Equipo del Proyecto - Gestión de las Comunicaciones del Proyecto :
Planificación de las Comunicaciones
Distribución de la Información
Informar el Rendimiento
Gestionar a los Interesados - Gestión de los Riesgos del Proyecto :
Planificación de la Gestión de Riesgos
Identificación de riesgos
Análisis Cualitativo de Riesgos
Análisis Cuantitativo de Riesgos
Planificación de la Respuesta a los Riesgos
Seguimiento y Control de Riesgos - Gestión de las Adquisiciones del Proyecto :
Planificar las Compras y Adquisiciones
Planificar la Contratación
Solicitar Respuestas de Vendedores
Selección de Vendedores
Administración del Contrato
Cierre del Contrato
La descripción de las tareas y actividades de cada uno de los procesos así como sus relaciones y correspondencias se encuentran descritas en el PMBOK editado por el PMI. Dicho libro forma parte de la Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004.
Referencias:
Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK)
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